Partager des dossiers de messagerie

Vous pouvez partager tous vos dossiers de messagerie, y compris votre dossier Boîte de réception, avec des utilisateurs internes et externes. Vous ne pouvez pas partager les dossiers Spams et Corbeille. Les utilisateurs avec qui vous partagez un dossier peuvent voir son contenu mais les informations ne sont pas enregistrées dans leur boîte aux lettres.

Les utilisateurs qui ont un rôle de gestionnaire sont autorisés à consulter et modifier le contenu d'un dossier de messagerie partagé, à créer de nouveaux sous-dossiers, à envoyer un mail en votre nom et à supprimer des mails.

Les utilisateurs qui ont un rôle d'administrateur sont autorisés à consulter et modifier le contenu d'un dossier de messagerie, à créer des sous-dossiers, à envoyer des mails en votre nom, supprimer des mails et partager le dossier avec d'autres utilisateurs.

Des copies des mails que l'utilisateur envoie en votre nom sont enregistrées dans votre boîte aux lettres et, si l'utilisateur supprime un objet dans votre boîte ou marque un message comme spam, le mail est placé dans votre dossier Corbeille ou Spams.

Si l'utilisateur a accès à plusieurs de vos dossiers, il peut :

•      Déplace le contenu d'un dossier vers un autre dans votre boîte aux lettres.

•      Copier un mail contenu dans vos dossiers vers vos dossiers de mails. votre dossier conserve également une copie ;

•      Créer des dossiers dans le dossier de mails partagé. le nouveau dossier apparaît dans votre boîte aux lettres.

Scénarios de partage d'un dossier de messagerie

•      Votre département des ventes souhaite une boîte aux lettres centrale pour l'ensemble des mails demandant des informations concernant votre produit : l'ensemble du personnel de ce département pourrait alors consulter les mails dès leur réception. Vous pouvez accorder à l'ensemble du personnel de ce service l'autorisation de consulter le dossier de messagerie, et ils peuvent copier les mails vers leur boîte aux lettres. Vous pouvez aussi leur accorder l'autorisation de gérer le dossier de messagerie et de répondre en utilisant cette adresse d'expéditeur.

•      Un responsable s'absente souvent de son bureau et n'a pas le temps de répondre à ses mails, l'accès est donc autorisé à l'assistant du responsable. L'assistant peut répondre aux mails en son nom, créer des dossiers pour organiser les mails et supprimer des mails.

•      Au lieu d’envoyer des mails à des dizaines d’adresses chaque fois que vous passez une annonce, vous pouvez identifier le dossier qui contient les annonces par mail comme dossier public. Vous pouvez créer un accès partagé uniquement pour des adresses mail spécifiques et définir un mot de passe qui doit être saisi pour consulter le contenu. Vous pouvez également créer une URL et rendre ce contenu accessible à tous les utilisateurs.